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Description

Le quotidien d’un(e) assistant(e) est fait d’une kyrielle de tâches qu’il lui faut faire le plus rapidement possible tout en étant rigoureux(se). Ne pas se laisser déborder par la pression, savoir s’organiser et gérer son temps sont des compétences clés qui permettent la mise en place d’une collaboration efficace avec son responsable hiérarchique.

 

Pour qui

  • Secrétaires
  • Assistant(e)s

Prérequis

  • Être assistant-e et désirer monter en compétence dans sa gestion du temps et des priorités.

Analyser sa gestion du temps

Autodiagnostic : son rapport au temps
  • Connaître ses voleurs de temps
  • Estimer la durée d'une tâche
  • Observer la répartition de son temps sur une journée
  • Identifier ses sources d'inefficacité
  • Faire face aux multiples interruptions

Gérer ses priorités

  • Identifier clairement les attentes de son manager et de l'équipe
  • Connaître ses tâches à forte valeur ajoutée
  • Distinguer urgent et important
  • Prévoir et anticiper : choisir un outil de planification

Optimiser son organisation en choisissant les bons outils

Autodiagnostic : les forces et faiblesses de son organisation en termes de gestion des priorités, de gestion du temps et d'efficacité des outils de classement
  • •Acquérir les clés pour mettre en place une organisation efficace
    •Repenser ses méthodes de classement
    •Exploiter efficacement sa messagerie et les outils informatiques à disposition
    •Mettre en place les outils utiles pour soi
    Exercice d'application : cartographie des outils pouvant être utiles dans le travail d'assistant(e)

Faire concilier son temps et celui de son manager

  • Fixer les règles du jeu avec le manager et l'équipe
  • Faciliter l'accès à l'information de tous
  • Savoir dire non lorsque c'est nécessaire
  • Favoriser l'autonomie de l'équipe
Exercice d'application : définition de règles de fonctionnement et d'organisation pour l'équipe
  • Dresser un état des lieux de son mode de fonctionnement actuel.
  • Poser les bases d'une collaboration efficiente avec son responsable.
  • Effectuer les bons choix organisationnels pour gagner en productivité et en efficacité.

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